JP東京特選会株式会社 | 個人情報保護方針

JP東京特選会株式会社は、日本郵便株式会社の物販ビジネス事業の一翼を担うグループ企業として、日本郵便株式会社の理念の下に、カタログ販売商品を中心とする各種取扱い商品を、より安心・安全で信頼される品質を実現するとともに、業務の円滑な運営に努めることにより、お客様の豊かな生活づくりに貢献し、お客様から支持される経営を実現します。

商品の注文からお届けまでのデータは、お客様から提供された業務推進上の大切な個人情報です。JP東京特選会株式会社の責任は重大であり、社員一人ひとりが個人情報保護に関する当事者としての責任意識を常に持つことが重要であります。

カタログ等の掲載商品をお客様に安心してご利用いただき、お客様の豊かな生活づくりに貢献していくために、「個人情報保護方針」を次のとおり定め、宣言します。

当社が取扱う個人情報は、ギフト商品の企画、カタログ編集およびギフト情報の加工処理を行う会社として、その社員および当社業務に関わり授受した取引先その他の個人情報を対象とし、公表等をしている利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。また、利用目的、提供事項、および苦情窓口を明確にし、適切な手段で取得し、ご本人の同意を得た場合および法令に基づく場合を除いて、利用目的の範囲外の利用、および第三者への提供ができない仕組みを作り、順守いたします。
当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を特定し、その最新性を維持するとともに、それらを順守いたします。
当社は、個人情報のリスク(漏洩、滅失、き損)に対する日常的な点検を行う等防止処置を講じるとともに、個人情報に関わる事件・事故・システム上の不備については是正し、再発防止の処置を講じます。
当社は、個人情報に関する苦情および相談手続を文書にてご案内し、常設窓口を設けて円滑な対応を行います。
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを定期的に見直し、改善事項を抽出し、継続的に改善していきます。

JP東京特選会株式会社
代表取締役社長　片岡　聡

個人情報に関する問合せ先　個人情報保護管理責任者　03-5897-8310

制定日：08.12.20
最新改訂日：23.09.10

当社は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第21条第1項に基づいて当社が取得した個人情報の利用目的を公表します。

取引先から取扱いを委託された個人情報の利用目的
当社は、以下のカタログ販売事業の業務を行うため、日本郵便株式会社及び株式会社郵便局物販サービスから委託された個人情報を取り扱います。個人情報は委託業務契約の範囲内の利用目的に限定して取り扱い、他の目的には利用いたしません。

カタログ販売事業に係るWEB事業の支援
カタログ販売事業に係る事務用備品の管理・増設変更等
カタログ販売事業に係る受取人払い及び料金後納の申請等
カタログ販売事業に係る顧客への立替返金等

（２）カタログ販売事業に係る顧客管理に関する業務

（３）カタログ販売事業に係る商品・サービスの品質管理に関する業務

カタログ販売事業に係るカタログの印刷及び調製
カタログ販売事業に係る式紙類の印刷及び調製
カタログ販売事業遂行に必要となる事務全般
カタログ販売事業に係るDMの作成及び送付
カタログ販売事業に係るお問合せ対応

当社が直接取得した個人情報の利用目的
当社は、直接取得した個人情報は、情報の内容に応じて以下にそれぞれ規定する利用目的を達成するために必要な範囲内において利用し、他の目的には利用いたしません。

・お届け先のお名前、ご住所、電話番号　　ご注文商品のお届けのため
・ご依頼主のお名前、ご住所、電話番号、お支払い情報その他当社との取引情報
以下の目的で利用させていただきます。
①カタログ販売事業に係る受発注処理、顧客管理及びその他の商品・サービスの品質管理に
関する業務
②当社又は日本郵政グループ各社のカタログやDMなどの送付、
その他通信販売に関する事業活動
③郵便等による商品やサービスなど各種情報のご案内
④事業活動の一環としてのマーケティングなどのための統計データの作成
⑤お取引に関する与信管理、回収管理、債権管理
⑥その他、お客さまとのお取引を適切かつ円滑に履行するため

・業務上必要な諸連絡・商談・契約等
・取引先情報管理、支払い、収入処理

・業務上の連絡、勤怠管理、給与の支払、人員の配置、評価、能力開発、福利厚生、安全衛生等
の労務管理の他労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令に定められた義務の履行
・社内規定に定められた各種手続の受理、履行、管理
・健康保険組合、企業年金等の連絡・提供
・官公庁、参加団体等への届出･報告
・社内報等配布物の送付、非常時の連絡

・採否の検討及び決定
・当社の会社情報、採用情報、採否その他情報の提供及び連絡

・退職者との連絡及び退職者からの問合せへの対応

・当該お問合せへの連絡・回答
・ご請求いただいた資料等の発送
・当社の業務改善その他のガバナンス向上のため

・ご本人確認、代理権の確認
・開示等の手続に必要な事項の連絡確認、開示等に関する決定のご通知その他の開示等手続の
遂行

仮名加工情報の取扱いについて
当社が個人情報である仮名加工情報を取得した場合には、その利用目的を当社ホームページに公表いたします。
また、当社が利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報である仮名加工情報を取り扱う場合には、あらかじめ利用目的を変更し、当社ホームページに、変更後の利用目的を公表いたします。

当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するため、適切な安全管理措置を講じるとともに、個人情報を正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めます。

当社が講じている保有個人データの安全管理措置の概要は以下のとおりです。

・保有個人データの適正な取扱いを確保するため、保有個人データの取扱いに関する基本方針を
策定しております。

・保有個人データの取扱いに関する責任者を設置し、法や取扱規程に違反している事実や兆候を
把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しております。
・保有個人データの取扱状況について定期的に自己点検を実施しております。

・保有個人データの取扱いに関する留意事項について、適宜社内研修を実施しております。
・保有個人データの秘密保持に関する事項を就業規則等に記載した上、適宜周知・教育して
おります。

・保有個人データを取り扱う権限を有しない者による個人データが保存された媒体の取扱いを
制限する措置を講じ、権原を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施して
おります。
・保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための
措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明
しないような措置を実施しております。

・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定して
おります。
・保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから
保護する仕組みを導入しております。

・保有個人データを外国で取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を
把握した上で適切な安全管理措置を実施します。なお、現在、保有個人データを外国で取り扱っ
ている実績はございません。

・保有個人データの秘密保持に関する事項を就業規則等に定め、適宜教育、研修等を施すほか、
個人データの取扱状況に関する点検・監査を実施する等、安全管理措置が遵守されるよう、
必要かつ適切な監督を行っております。

・保有個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合には、委託先に対し、当社が
講ずべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう契約を締結し、適宜モニタリングを実施
する等、必要な監督を行っております。

表題の事項に関して、知りたい旨の申出をされた皆様に、当社の定めにより以下の事項をご説明いたします。

社名、個人情報保護管理者

社名：JP東京特選会株式会社
代表者：代表取締役社長　片岡　聡
住所：東京都台東区東上野2-10-1第3政木ビル5階
個人情報保護管理者：総務部長
電話：03-5817-8310（代表）
電子メール：soumu.az@jp-tt.jp

苦情等の請求先

総務部窓口担当

所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

当社は、「認定個人情報保護団体」の対象事業者です。当社の対応に対して疑問がある場合、或いは当社に問い合わせすべきか判断できない場合等は、下記の連絡先に直接お申し出ください。
【認定個人情報保護団体の名称と連絡先】
①一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）　個人情報保護苦情相談室
〈住所〉〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
〈電話番号〉03-5860-7565
〈フリーダイヤル〉0120-700-779
※受付時間　平日9：30～12：00,13：00～16：30
②一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
　認定個人情報保護団体事務局　苦情相談室
〈住所〉〒103-0012　東京都中央区日本橋堀留町2-4-3　日本橋堀留町2丁目ビル8階
〈電話番号〉03-3249-4104
※受付時間 10：00～16：00（土、日、祝日休み）
〈メール〉nintei-soudan@juas.or.jp

開示などの求めに応ずる手続き

当社では、保有個人データに関して、ご本人の開示等の請求（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者への提供記録の開示）に迅速に対応いたします。
保有個人データの開示等を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人又はその代理人であることを確認させていただいた上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。
この請求に関する手続きを以下にご説明いたします。

東京都台東区東上野2-10-1第3政木ビル5階
JP東京特選会株式会社　電話：03-5817-8310（代表）
soumu.az@jp-tt.jp

1) のご連絡を受けた後、5日以内に当社より「保有個人データ開示等請求書」をご送付いたしますので、同請求書所定の事項をご記入の上、郵送またはメールにて1)の連絡先までご送付ください。

・開示等の請求に際し、以下の書類（いずれも必要です。）にて請求者のご本人確認をさせて
いただきます。請求者が開示等の対象となるご本人のご家族の場合は、ご本人確認の後、
原則としてご本人に請求者がご家族であることを確認させていただいた後に対応いたします。
また、必要に応じて電話による確認をさせていただく場合がございます。

①住民票の写し（ご請求前3か月以内に発行されたものに限ります。）
②運転免許証、健康保険証、パスポート、在留カード等の公的機関が発行した証明書類の写し
（現在有効なものに限ります。）

・代理人による請求の場合、請求を行える代理人は、ご本人である未成年者又は成年被後見人の
法定代理人、又は、ご本人が任意に委任した代理人に限ります。また、代理人については、
上記のご本人確認資料に加えて、代理人の地位に応じて以下のいずれかの書類を確認させて
いただきます。

①未成年者又は、成年被後見人の法定代理人であることを証明する書類
（ご請求前3か月以内に発行されたものに限ります。）
②開示などを求めることにつきご本人が任意に委任した代理人であることを証明する書類
（ご請求前3か月以内に発行されたものに限ります。また、委任状等の押印はご本人の実印で
あることを要し、ご本人の印鑑証明書を添付してください。）

請求書を受けた日から30日以内に、下記の問合せ窓口の担当者より回答いたします。開示方法は、書面又は、請求者が同意した方法によります。また、希望により個人情報の取得先と取得方法についても開示いたします。

利用目的の開示および個人情報の開示に係る書面の交付に要する費用は請求者の負担とし、送料および書類作成費を含め、請求書1件につき基本料金1,500円（税込み）、及び開示希望項目の内容、量等に応じた加算料金を請求させていただきます（お支払方法については、別途ご案内させていただきます。）。　なお、その他の書面の交付のために別途費用が生じる場合の取扱いについては、事前にご相談させていただきます。

保有個人データに関する開示等請求に関するお問い合わせは、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送りいたします。同請求書所定の所定の事項をご記入の上、2) 記載の必要書類を同封又は添付し、郵送またはメール等にてお申し込みください。送付料は請求者のご負担となります。なお、メールに必要書類を添付する場合のファイルの保存形式はPDF形式としてください。
上記に従ってお送りいただいた請求書を受領しましたら、請求内容及びご本人（または代理人）であることを確認した上で、ご希望いただいた開示方法により回答いたします。

【問合せ窓口】

窓口の名称	個人情報に関する問合せ先
連絡先	お問い合わせ窓口担当：総務部部長住　所：東京都台東区東上野2-10-1第3政木ビル5階電　話：03-5817-8310（代表）電子メール：soumu.az@jp-tt.jp